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Formation Gemini pour Google Workspace · Découverte

Formation Gemini pour Google Workspace — 2 jours pour managers

À l'issue des deux jours, Gemini travaille là où vous êtes déjà — Meet, Gmail, Docs, Sheets, Slides — sans rien installer ni changer d'habitude.

Réfléchir Chercher Consolider des chiffres Faire des présentations Former et accompagner Recruter Faire des comptes rendus
Durée
2 jours — 14 heures
Rythme
4 demi-journées
Effectif
De 4 à 12 participants
Formats
Présentiel dans vos locaux · Présentiel en centre · Classe virtuelle
Tarif
Sur devis — tarif inter par participant, tarif intra par groupe.
Certifié Qualiopi Finançable OPCO
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Programme détaillé, convention et devis fournis pour votre dossier de financement.

Public visé

Managers du tertiaire équipés de Google Workspace, qui enchaînent les visioconférences et produisent des livrables Docs, Sheets et Slides.

Prérequis

  • — Occuper une fonction d'encadrement ou de pilotage de projet
  • — Utiliser au quotidien une suite bureautique (Microsoft 365 ou Google Workspace)
  • — Disposer d'un poste de travail et d'un accès à l'outil étudié le jour de la formation
  • — Disposer d'un environnement Google Workspace en entreprise
  • — Utiliser Gmail et Meet au quotidien
Objectifs pédagogiques

À l'issue de la formation, le participant sera capable de :

  1. 01 Identifier ce que votre édition Workspace inclut déjà et ce qui suppose une extension
  2. 02 Exploiter Gemini dans Gmail, Docs, Sheets, Slides et Meet sur vos propres dossiers
  3. 03 Produire un compte rendu exploitable à partir d'une réunion Meet
  4. 04 Consolider et commenter des données dans Sheets sans formule complexe
  5. 05 Construire un espace documentaire interrogeable pour vos dossiers de référence
  6. 06 Appliquer les règles de confidentialité et de résidence des données de votre organisation
Le programme

Deux jours, quatre demi-journées

Comprendre l'outil, mettre à plat ses cas d'usage, les implémenter, puis sécuriser et embarquer son équipe.

J1
Jour 1 · Matin

Comprendre Gemini dans Workspace

  • Le paysage Gemini : assistant intégré, application dédiée, espaces documentaires
  • Ce qui est inclus dans votre édition Workspace, et ce qui suppose une extension
  • L'ancrage sur vos données : d'où Gemini tire ses réponses dans Drive et Gmail
  • Les trois questions de sécurité : hébergement, entraînement, contrat applicable
  • Résidence des données et paramétrage administrateur
  • Prise en main dans Gmail et Docs sur une situation réelle
J1
Jour 1 · Après-midi

Mettre à plat ses cas d'usage de manager

  • Le chrono de la semaine : chiffrer le temps réellement passé par tâche
  • Les sept gestes du manager passés en revue : réfléchir, chercher, consolider, présenter, former, recruter, rendre compte
  • Pour chaque geste, l'application Workspace concernée et ce que Gemini y apporte
  • Ce que Gemini fait bien dans la suite, et où il déçoit — dire les deux
  • Arbitrage : sélection des trois cas à implémenter le lendemain
  • Rédaction de la fiche de cadrage : déclencheur, matière première, format de sortie attendu
J2
Jour 2 · Matin

Implémenter dans Google Workspace

  • Réunion Meet : de la prise de notes automatique au compte rendu diffusable
  • Gmail : traiter une boîte saturée, préparer une relance, rédiger un message difficile
  • Docs : note de cadrage, compte rendu, synthèse à partir de documents existants
  • Sheets : consolider des données éparses, faire ressortir une tendance, commenter un écart
  • Slides : construire un support et l'aligner sur votre charte graphique
  • Espace documentaire : interroger un corpus de référence et obtenir des réponses sourcées
J2
Jour 2 · Après-midi

Sécuriser, industrialiser, embarquer son équipe

  • Périmètre d'accès dans Drive : ce que Gemini peut faire remonter et pourquoi
  • Les quatre niveaux de données et ce qui ne sort jamais de votre poste
  • Réunions avec participants externes : enregistrement, consentement, rétention
  • Assistants personnalisés : outiller un process récurrent de l'équipe
  • Le principe de responsabilité : l'IA propose, le manager signe
  • Charte d'usage d'équipe et plan de déploiement à trente jours
Ce qui est propre à Gemini pour Google Workspace

Les subtilités qui font la différence

La prise de notes automatique en réunion

Elle change le rapport à la visioconférence : plus personne ne prend de notes, tout le monde participe. Encore faut-il savoir transformer ces notes en compte rendu qui tranche — décisions, actions, responsables.

L'espace documentaire interrogeable

Charger un corpus de référence — appels d'offres, procédures, comptes rendus antérieurs — et l'interroger avec des réponses sourcées. C'est l'usage qui convainc le plus vite les managers de dossiers.

Les assistants personnalisés

Un assistant paramétré une fois pour un process récurrent, partageable à l'équipe. La différence entre une astuce individuelle et une façon de faire collective.

La résidence des données

Sujet déterminant dans les secteurs régulés. La console d'administration permet des réglages que la plupart des managers ignorent, et que leur DSI aimerait qu'ils connaissent.

Pourquoi une formation Gemini pour managers

Les entreprises sous Google Workspace disposent souvent de fonctions Gemini que leurs managers n’ont jamais activées. Pas par manque d’intérêt : parce que personne n’a fait le lien entre une fonctionnalité et un moment de leur semaine.

Cette formation ne déroule pas les fonctions les unes après les autres. Elle part de sept gestes du métier — réfléchir, chercher, consolider des chiffres, présenter, former, recruter, rendre compte — et regarde, pour chacun, ce que Gemini change dans l’application concernée.

L’avantage de l’environnement natif

L’argument principal de Gemini dans Workspace n’est pas la puissance du modèle : c’est qu’il n’y a rien à installer, rien à connecter, et aucune donnée à sortir de votre environnement. Pour une DSI, c’est souvent le chemin le plus court vers un usage cadré.

Encore faut-il que les réglages soient faits et que les règles soient posées. C’est l’objet de la seconde après-midi.

Ce que vous emportez
  • Vos consignes types pour Gmail, Docs, Sheets, Slides et Meet
  • Un compte rendu de réunion, une synthèse et un support produits pendant la session
  • Un espace documentaire interrogeable sur vos dossiers de référence
  • Une charte d'usage d'équipe prête à être présentée
  • Votre plan de déploiement à trente jours, chiffré

Méthodes mobilisées

Alternance d'apports structurés, de démonstrations commentées et de mise en application sur les dossiers réels des participants. Les livrables produits pendant la session restent la propriété du participant.

Modalités d'évaluation

Positionnement en début de session, évaluation continue par le formateur, et bilan de fin de parcours reprenant les objectifs pédagogiques. Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.

Suivi de la satisfaction

Questionnaire de satisfaction à chaud en fin de session, puis à froid à trois mois pour mesurer la mise en pratique effective.

Délais d'accès

Inscription jusqu'à 11 jours ouvrés avant le démarrage pour une prise en charge par un financeur, et jusqu'à 5 jours ouvrés en financement direct, sous réserve de places disponibles.

Accessibilité

Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Un référent handicap étudie avec vous les aménagements nécessaires avant le démarrage : écrivez à contact@hectoforma.com.

Financement

Hectoforma est un organisme de formation certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, la formation peut faire l'objet d'une demande de prise en charge auprès de votre employeur ou de votre opérateur de compétences (OPCO). Nous fournissons l'ensemble des pièces nécessaires au dossier : programme détaillé, convention, devis.

Questions fréquentes

Quelle édition de Workspace faut-il ?
La première demi-journée sert précisément à faire le point : les fonctions Gemini varient selon l'édition, et beaucoup d'entreprises disposent de plus que ce que leurs managers pensent. Nous partons de ce que vous avez.
Nous sommes sur Microsoft, pas Google. Quelle formation choisir ?
La formation Microsoft 365 Copilot, ou Copilot Cowork pour la délégation de tâches longues. Le programme est équivalent, décliné sur votre environnement.
Peut-on enregistrer une réunion avec des participants externes ?
C'est traité en seconde après-midi : consentement, information préalable, durée de rétention, et ce que votre charte interne autorise. La réponse dépend de votre organisation et nous vous donnons de quoi la construire.
La formation est-elle finançable ?
Hectoforma est certifié Qualiopi au titre des actions de formation. La prise en charge par votre employeur ou votre OPCO est possible. Nous fournissons programme, convention et devis.
Peut-on la déployer sur toute une ligne managériale ?
Oui. C'est le format intra : une cohorte de 4 à 12 de vos managers, un cadrage préalable avec votre administrateur Workspace, et des cas issus de vos propres dossiers.

Formations complémentaires

Microsoft 365 Copilot

Microsoft Copilot

À l'issue des deux jours, vous exploitez Copilot là où vous travaillez déjà — Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint — sans changer une seule habitude.

 Claude

Claude

À l'issue des deux jours, vous confiez à Claude vos comptes rendus, vos synthèses et vos supports de comité — et vous relisez au lieu de rédiger.

 Perplexity

Perplexity

À l'issue des deux jours, vous arrivez en comité avec une analyse sourcée et vérifiable, construite en quinze minutes au lieu de deux heures.

Cette formation, pour vous ou pour votre équipe

En inter, vous rejoignez une session ouverte à partir d'un participant. En intra, la cohorte est la vôtre et les cas viennent de vos dossiers. Un format individuel est également possible.

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